Neue Aufgabe anlegen

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Neue Aufgabe anlegen

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Im Projektmanager gibt es mehrere Möglichkeiten, neue Aufgaben anzulegen. Die schnellste Methode ist dabei die intelligente Schnellerfassung in Ihrem Aufgabenfenster.

Die Schnellerfassung interpretiert Ihre Eingaben. Wenn Sie z.B. "Morgen Treffen mit Hr. Maier eingeben", setzt Ihnen Xpert-Timer das Datum automatisch. Sie könnten auch einen Wochentag nennen, z.B. "Dieser Mittwoch 8:00 Uhr treffen mit Hr. Maier". Xpert-Timer übernimmt automatisch die Datums und Uhrzeit korrekt im Datumsformat. Die Wochentage werden im Aufgabentext herausgeschnitten.

Beachten Sie, dass immer das Projekt, welches Sie gerade in Ihrer Projektliste "markiert" haben (blau hinterlegt), als Grundlage zur Erstellung der Aufgabe genommen wird. Im unteren Beispiel liegt der Fokus gerade auf das Projekt "Konzeption->Autobahn A8 KM47 Ausfahrt Dasing -> Umsetzung".

wird zu:

In der Schnellerfassung bezieht sich die Aufgabe auf das Projekt, das im Projektmanager ausgewählt ist.  Sobald Sie den Cursor in den Bereich der Schnellerfassung setzen, öffnet sich ein Infodialog, der Ihnen genau sagt, mit welchem Projektbezug  die Aufgabe angelegt wird.

Der Xpert-Timer versucht immer zu verstehen, für welches Projekt Sie das Projekt anlegen möchten. In unserem Beispiel Screenshot würden wir bei einem Klick auf "Neue Aufgabe" über der Projektliste eine Aufgabe mit Bezug auf das Projekt "Autobahn A8 KM47..." erstellen. Rechts im Aufgabenfenster würden wir per Rechtsklick und bei Klick auf das grüne Plus, für das Projekt "Kopie von..." eine Aufgabe erstellen, weil dieses mit der Maus markiert wurde.

Intelligente Schnellerfassung

Lesen Sie unbedingt auch das Kapitel "Intelligente Schnellerfassung" zu anderen Bereichen in Ihrem Xpert-Timer.

 

Beim Klick auf "Neue Aufgabe" in der Hauptmenüleiste greift wieder der Bezug zum angeklickten Projekt im Projektmanager. Am besten Sie probieren alle Varianten aus.

 

Dialog: Neue Aufgabe

Um eine neue Aufgabe anzulegen vergeben Sie erst einen Aufgabenbetreff. Dieser "Betreff" wird auch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. Die ID zur Aufgabe wird automatisch vergeben. Sie dient dazu in einem Meeting eine bestimmte Aufgabe leicht zu referenzieren. Sie können diese ID Nummer nicht ändern.

Die Priorität der Aufgaben reicht von Niedrigste bis Sofort. Für die Priorität "Sofort" sind die Felder "Fällig am" und "Beginnt ab" irrelevant, da die Aufgabe ja sofort fällig ist.
In der Aufgabenliste können Sie Ihre Aufgaben durch Klick auf die Spaltenüberschrift auch nach Priorität sortieren. Diese Sortierung funktioniert mit jeder Spalte.

Über den Aufgabenstatus können Sie festlegen, in welchem Arbeitsschritt sich die Aufgabe gerade befinden. Es stehen Ihnen dabei folgende Stati zur Verfügung:

Die "freien Stati" können Sie in der Konfiguration des Xpert-Timer bearbeiten und frei benennen.

Um Ihre Aufgaben besser zu sortieren, können Sie diese in Kategorien unterteilen. Diese Kategorien können Sie selbst in der Konfiguration des Xpert-Timer festlegen. In der Aufgabenliste können Sie dann Ihre Aufgaben nach diesen Kategorien filtern. Neben dem Dropdown Feld haben Sie die Möglichkeit die Kategorien zu bearbeiten. Dort können Sie auch eine Standardkategorie festlegen.

Möchten Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste erst zu einem bestimmten Zeitpunkt sehen, dann geben Sie ein Datum im Feld "Beginnt ab" an. Erst bei Erreichen dieses Datums, wird die entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt.

Ein Fälligkeitsdatum wird benötigt, wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollte. Wird dieser Zeitpunkt überschritten, wird die Aufgabe in der Liste mit roter Schrift dargestellt.

Optional können Sie die Dauer der Aufgabe schätzen. Da alle Aufgaben an ein Projekt gebunden sind, können Sie diese Schätzung auch in Ihr Projekt übernehmen.

Bei Bedarf können Sie die Spalte "Dauer" in Ihrer Aufgabenliste einblenden und drucken.

Als letztes geben Sie eine ausführliche Beschreibung zu Ihrer Aufgabe an. Dazu können Sie auch Textbausteine nutzen, die Sie ebenfalls in der Konfiguration festlegen können. Per Rechtsklick in den Textbereich haben Sie noch weitere Optionen, z.B. zum Einfügen des Benutzernamen, des Datums oder der Uhrzeit.

Haben Sie die Spalte "Ersteller" eingeblendet, erscheint Ihr eigener Name in grau, da dieser eher "unwichtig" ist. Der Name anderer Ersteller, die eine Aufgabe für Sie erstellt haben, erscheinen in normaler Schrift.

Per Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift in Ihrer Aufgabenliste können Sie Spalten ein- bzw. ausblenden. Wie im gesamten Xpert-Timer ist es auch hier so, dass alle Spalten die Sie einblenden auch gedruckt werden.